舛添都知事の公私混同問題が連日ニュースを賑わしています。
これは他人ごと、政治家だけの問題と考えている方も多いでしょう。
しかし、規模はどうあれ企業内でも実は同じようなことは起こっているのです。
今回のブログでは、もし、企業内で公私混同とも取られかねないような
経費の使われかたをされたらどうすればよいのか？。
また、どのような防ぎ方があるのかを見ていきたいと思います。
公私混同はどの企業にも存在する
私は会計事務所でいろいろな会社の申告や経理のお手伝いをしてきました。
また、経理責任者や経理担当者として複数の企業で経理処理を実際にしておりました。
その中でも、少なからず担当者が公私混同をしようとしてるケースがあったのです。
たとえば
社長のデート費用（高級イタリアンや回らない寿司）
社長の娘の旅行代（大学生）
役職者の個人的なタクシー利用
営業担当者の個人的理由による出張代
などです。これはほんの一例で私が実際に見てきたものです。
その都度その担当者とバトルしたものです。
もしそれを経費とするとなにがある？
舛添都知事の場合は政治資金規制法の問題です。
第三者とされた弁護士の方も言われてましたが
政治資金規正法は出費内容の規制はありません。
実際に払ったかどうかの領収書等があれば法的には問題なくなります。
では企業の場合どうなるでしょうか？
この場合、不適切な支払いを企業の経費とすることになりますので
まず、税金逃れの問題があります。
次に、担当者の業務上横領
となる可能性がります。
また、個人的な支払いを会社が負担したとなるので給与の現物支給と
捉えられる可能性もあります。
そうなれば所得税となるでしょう。
以上のように企業で起こった場合には舛添都知事と同様にはいかなくなります。
（それもどうかと思いますが・・・）
社員の公私混同のチェックは大変
公私混同をチェックするのは本当に大変です。
上司や経理が気づければよいのでしょうが、
膨大な資料の処理を行いますので中々難しいのです。
また、今回の第三者委員会もそうであったように
深く調べるのは中々難しいという点もあります。
例えば領収書はあり、精算にちゃんと誰々と会議したとあれば
性善説で信じるしかないというのが実情です。
ではどうすればいいのでしょうか？
それを考える前に人間の本質から考えていきたいと思います。
人間はずるをする生き物である
イグノーベル賞を獲得したダン・アリエリー教授が上記の本で研究を発表されています。
人はずるします。
また、金額の大小ではそれはかわりません。
つまり、お金をたくさんもっている人だから、貧乏な人だからずるするとは限らないのです。
今回の話でもそうでしょう。舛添都知事からすれば公私混同の金額は微々たるもののはずです
それなのに公私混同が起こってます。
それは人は本質的にずるしてしまう生き物なのです。
ずるを防ぐ方法は？
それではそのずる（公私混同や不正など）を防ぐにはどうすればいいのでしょうか？
◯署名の位置を上にする
経費の精算などをする際の書類には署名捺印をするようになっていると思います。
その署名の位置を上部にする。それだけで実は公私混同が減るのです。
これは、はじめに署名してから書類を作成するとずるに対しての障壁が大きくなります。
逆にすでにずるした書類を作った後に署名場合にはその障壁があまり働きません。
そのためはじめに署名させた方が効果があります。
書類のフォーマットを変えるだけで効果ありますのでぜひ試してみてください。
また、合わせて架空や公私混同ではありません。等の文を入れチェック欄を設けたり
誓約文などを入れておくとなお効果的です。
◯公開制にする
経費の使用の詳細を全従業員に公開するという方法もあります。
どうしても上司や経理担当者のみではチェック体制が甘くなってしまいます。
そこで相互チェックする体制にするのです。
実際にこの方式にしたら◯◯さんの精算、◯月◯日にAさんを接待したとなってるけど
その日Aさん俺と１日一緒だったんだけど・・・という通報がきたこともありました。
また、公開制にしたらそれだけで接待交際費の利用が大幅に減りました。
◯振り込みをやめる
少し手間は増えますが経費の精算などを振り込みではなく現金手渡しにすると
それだけで罪悪感が増し公私混同や不正が減ります
◯公私混同や不正は厳しく処罰する
公私混同や不正は連鎖します。そのため同じ社内での公私混同をみてれば
それをみた人も同様のことをする可能性が高いのです。
上司から部下へ連鎖していくケースも多くあります。
また、エスカレートするケースも多いです。
ですのでもし発生したら厳罰に処す必要があります。
そのためにはあらかじめ就業規則などに記載しておくのがよいでしょう。
他にもいろいろな方法がありますが、まずは効果的な４つを紹介してみました。
是非試してみてください。
他の方法についてはまたいつかこのブログで記したいと思います。
