今回は会議費の削減のお話をしていきます。
まず会議費はお金の面と時間の面で両方の削減のあり方があります。
お金の面は例えば本社で会議をやるからと支店から新幹線に乗って
日当もらって会議に参加してるという光景をよく見かけます。
これです。（旅費交通費で処理の場合もあり）
これはITの活用で減らすことができます。
テレビ電話を活用しましょう！
有名なところではスカイプがあります。
これは音声だけなら無料で複数での会議ができます。
またちょっとお金がかかりますが映像もつかってテレビ電話も可能です。
（旅費分を考えればだいぶ安い）
また少数での会議ならばipadやmacに標準でついているフェイスタイムを
使うのもありでしょう。こちらなら無料でテレビ電話が可能となります。
チャットで会議をするのもありでしょう。ログが残りますので
議事録いらずです。
次に時間の面。
会議の時間です。ずっと決まらない話を延々と話し合ったり
雑談で盛り上がったり、話が横にそれて長引いたりそんな経験はありませんか？
よくある話です。会議をしている時間も給料は払われています。
つまり人件費を使ってるのです。
これの改善には会議のあり方を決めてしまいましょう。
会議は議論する場ではなく決定をする場とする。などです。
・話し合う内容は事前に共有する。
メール・共有フォルダーなどにアップしておく
・各自あらかじめ議題について意見をまとめておく
この二つを心がけるだけで会議がだいぶスムーズに運ぶはずです。
長時間の会議にならないように会議は立って行うということを
やってる会社もあります。これも効果的ですね。